Software de conciliação de cartões: automatize a conferência das suas vendas

É um sistema que automatiza a conciliação de cartões: a conferência entre o que a empresa vendeu no cartão, o que a adquirente registrou e cobrou, e o que foi depositado no banco.

Em vez de cruzar planilhas à mão, você envia os relatórios de cada ponta e o software faz a ligação entre eles, calcula a taxa de cada venda e aponta o que não bateu. O trabalho da equipe passa a ser resolver as divergências, e não procurá-las.

Alguns sinais de que a conferência manual deixou de dar conta:

• o volume de vendas no cartão faz a conferência virar amostragem;
• a empresa tem mais de uma loja (CNPJ) ou mais de uma maquininha;
• há vendas parceladas, e o repasse de um dia mistura parcelas de meses diferentes;
• ninguém sabe dizer, ao fim do mês, se as taxas cobradas foram as negociadas;
• as diferenças encontradas não ficam registradas, e o mês seguinte recomeça do zero.

Com poucas vendas e uma única adquirente, uma planilha pode ser suficiente. O software faz sentido quando o tempo gasto na conferência, ou o risco de deixar diferenças passarem, começa a pesar.

Cada relatório tem um formato

O sistema de vendas, a adquirente e o banco exportam colunas, datas e descrições diferentes. Antes de conferir, é preciso padronizar tudo.

Datas diferentes para a mesma venda

A venda acontece em um dia e o dinheiro cai em outro. Comparar a data da venda com o extrato do mesmo dia não fecha, e é preciso conferir os recebíveis pela data de pagamento.

Taxas difíceis de conferir venda a venda

Em processos manuais, a conferência pode acabar sendo feita por amostragem ou pela média do período, deixando diferenças individuais mais difíceis de identificar.

Histórico difícil de manter

Na conciliação manual, o histórico depende de como as planilhas e as anotações são organizadas. Sem esse cuidado, o que foi resolvido, contestado ou aceito se perde, e a mesma divergência pode voltar a ser investigada.

• Vendas: se cada venda do sistema existe na adquirente, com o mesmo valor e a mesma modalidade.
• Taxas: se a taxa de cada venda é a contratada para a bandeira, a modalidade e o canal.
• Recebíveis: se o valor líquido informado pela adquirente foi creditado no extrato bancário, aceitando alguns dias de diferença na data.
• Descontos: aluguel da maquininha, cancelamentos e ajustes separados do repasse.
• Estornos: cobranças a mais que ainda não foram devolvidas ao cliente.
• Relatórios faltando: o período que não pode ser julgado porque falta um arquivo deve aparecer como pendente, e não como divergência.

1. 1ImportarVocê envia as vendas do sistema, os relatórios da adquirente e o extrato do banco do período.
2. 2ConciliarO sistema cruza as três pontas, confere as taxas e compara recebíveis com os créditos do banco.
3. 3ResolverCada divergência aparece com o motivo, e você registra o que foi feito com ela.

O iConciliar tem dois eixos de conferência, porque a venda e o dinheiro dela acontecem em datas diferentes:

• Vendas: o sistema de vendas é comparado com o relatório de vendas da adquirente, pela data da venda, e cada taxa é conferida com a tabela que você cadastrou.
• Recebimentos: o relatório de recebíveis da adquirente é comparado com o extrato bancário, pela data de pagamento.

Você escolhe o período, e o resultado aparece dia a dia. Clicando em um dia, você vê cada lançamento e o motivo da divergência. Se ainda falta importar algum relatório, os dias daquele eixo ficam como pendentes até o arquivo chegar.

Para conhecer as telas, veja a página do iConciliar.

A lista mostra só o que está disponível agora. Antes de assinar, confira se a sua adquirente e o seu banco estão entre eles.