Conciliação de cartões: confira se tudo o que você vendeu realmente foi recebido

Conciliação de cartões é a conferência entre o que a empresa vendeu no cartão de crédito e de débito, o que a adquirente (a empresa da maquininha ou do link de pagamento) registrou e cobrou, e o que de fato foi depositado no banco.

Na prática, ela responde a três perguntas para cada venda: a transação existe na adquirente com o valor certo? A taxa descontada é a que foi negociada? O repasse caiu na conta, no valor e na data esperados?

Entre a venda no cartão e o crédito na conta existem várias etapas de processamento e repasse. Cada etapa pode gerar uma diferença: uma taxa acima do contratado, um cancelamento descontado duas vezes, uma parcela que não foi repassada, um estorno que não voltou.

Essas diferenças costumam ser pequenas quando vistas uma a uma, e é justamente por isso que passam despercebidas. Somadas ao longo dos meses, afetam o caixa e a margem. Conferir com regularidade também é o que permite contestar a cobrança com a adquirente ainda dentro do prazo.

Além do dinheiro, a conciliação dá previsibilidade: saber quanto há de recebíveis a entrar, em quais datas, ajuda a planejar pagamentos e a decidir, por exemplo, se vale a pena antecipar.

Uma conciliação completa olha para cinco pontos:

1. As vendas

Cada venda em cartão registrada no sistema (ERP, PDV ou plataforma de e-commerce) precisa ter uma transação correspondente na adquirente, com o mesmo valor, a mesma data e a mesma modalidade: débito, crédito à vista ou crédito parcelado.

2. As taxas da maquininha (MDR)

A taxa descontada em cada venda deve ser a contratada para aquela bandeira e modalidade. Taxas negociadas mudam com o tempo e nem sempre são aplicadas como combinado, por isso a conferência é por venda, não pela média do mês.

3. Os recebíveis e os repasses

O valor líquido que a adquirente informou para cada data precisa aparecer como crédito no extrato do banco. No crédito parcelado, cada parcela é um recebível com a sua própria data. Essa etapa é o foco da conciliação de recebíveis.

4. Cancelamentos e estornos

Uma venda cancelada gera um desconto no repasse. É preciso conferir se ele corresponde a uma venda realmente cancelada no sistema, e se o estorno devido ao cliente foi feito pelo valor certo.

5. Outros descontos

Aluguel da maquininha, ajustes e chargebacks também saem do repasse. Eles precisam ser identificados para não serem confundidos com diferenças de taxa ou de venda.

Toda venda no cartão percorre o mesmo caminho. A conciliação acompanha a venda em cada etapa:

1. 1Sistema / ERPRegistra a venda: pedido, valor, data e forma de pagamento.
2. 2AdquirenteProcessa o cartão, desconta a taxa (MDR) e agenda o repasse.
3. 3BancoRecebe o crédito da adquirente na data prevista.
4. 4ConciliaçãoConfere se as três pontas contam a mesma história.

Se o sistema registrou a venda, mas a adquirente não, o problema está na primeira passagem. Se a adquirente registrou, mas o banco não recebeu, está na segunda. Por isso conferir só o extrato, ou só o relatório da adquirente, não basta.

Imagine um dia com três vendas no cartão. Os valores abaixo são ilustrativos, só para mostrar o raciocínio.

O pedido 1021 está certo. No 1022, a adquirente descontou R$ 14,50 em vez de R$ 12,50: são R$ 2,00 a contestar. O 1023 pede investigação: a venda pode ter sido paga em outro meio, digitada com a forma de pagamento errada no sistema ou não ter sido concluída na maquininha.

O passo seguinte é olhar o banco: o repasse das vendas de débito e crédito aprovadas precisa aparecer no extrato, no valor líquido informado pela adquirente.

• Venda sem transação: registrada no sistema e ausente na adquirente, ou o contrário.
• Valor diferente: a transação existe, mas com valor diferente do pedido.
• Taxa acima do contratado: MDR maior que o negociado para a bandeira ou modalidade.
• Repasse que não caiu: a adquirente informou um pagamento que não aparece no extrato bancário.
• Repasse com valor diferente: o crédito no banco não corresponde ao líquido informado.
• Cancelamento sem origem: um desconto de cancelamento sem venda cancelada correspondente.
• Estorno pendente: o cliente foi cobrado a mais e a devolução ainda não apareceu.

As duas formas conferem as mesmas coisas. A diferença está no esforço e no nível de detalhe que é possível manter com o tempo.

Para quem tem poucas vendas por mês, a planilha pode resolver. Conforme o volume, o número de lojas ou de adquirentes cresce, a conferência manual tende a virar amostragem, e aí as diferenças pequenas voltam a passar.

1. Reúna os relatórios do período: as vendas em cartão do seu sistema, o relatório de vendas e o de recebíveis da adquirente, e o extrato bancário.
2. Padronize as colunas: data, valor, modalidade, número do pedido ou código da transação, em uma única planilha.
3. Cruze sistema e adquirente: procure cada venda pelo pedido ou pelo valor e data, e marque as que não encontrarem par.
4. Confira as taxas: calcule o percentual descontado em cada venda e compare com a tabela contratada.
5. Cruze adquirente e banco: some os repasses previstos para cada data e compare com os créditos do extrato.
6. Trate as diferenças: anote o motivo de cada uma e abra a contestação com a adquirente quando for o caso.

Automatizar é deixar o cruzamento com um software de conciliação: você envia os mesmos relatórios e ele faz a ligação entre sistema, adquirente e banco, calcula as taxas e aponta as divergências.

Ao escolher uma ferramenta, vale conferir:

• se ela lê os relatórios da sua adquirente, do seu sistema e do seu banco;
• se confere a taxa de cada venda contra a tabela que você negociou;
• se mostra a divergência no nível da venda, e não só o total do dia;
• se permite registrar o que foi resolvido, para o mês seguinte não recomeçar do zero;
• se separa lojas e CNPJs, caso a empresa tenha mais de um.

O iConciliar é um software de conciliação de cartões que funciona no navegador, sem instalar nada. O processo tem três passos:

1. Importar: você envia as vendas do seu sistema, os relatórios de vendas e de recebíveis da adquirente e o extrato do banco, em Excel, CSV ou OFX.
2. Conciliar: o sistema liga cada venda à transação da adquirente, pelo número do pedido no e-commerce e pelo valor na loja física, confere a taxa de cada venda com as taxas que você cadastrou e compara o valor líquido com o crédito no banco.
3. Resolver: cada diferença aparece com o motivo. Você pode justificar, marcar como em contestação ou como recuperada, anexar comprovantes e manter o histórico.

Hoje o iConciliar lê as vendas do sistema Futura ou de uma planilha de qualquer sistema, os relatórios da Cielo e o extrato do Bradesco ou um arquivo OFX de qualquer banco. Cada CNPJ é uma loja dentro da mesma conta.

Para ver as telas, o preço e as integrações em detalhe, conheça a página do iConciliar.