Conciliação de recebíveis: confira se o valor previsto realmente caiu na conta

Recebíveis de cartão são os valores que a empresa tem a receber da adquirente por vendas já feitas no débito e no crédito. A venda acontece hoje, mas o dinheiro chega depois, na data de pagamento definida para aquela transação. Veja em detalhe o que são recebíveis de cartão.

Cada recebível tem um valor bruto (o valor da venda ou da parcela), os descontos (a taxa e, quando houver, outros encargos) e o valor líquido, que é o que deve ser creditado no banco. O conjunto desses valores, organizado por data, forma a agenda de recebíveis.

Conciliação de recebíveis é a conferência entre o que a adquirente informou que pagaria em cada data e o que realmente entrou na conta bancária. Ela responde a duas perguntas: o repasse caiu na data prevista? E caiu com o valor líquido informado?

Ela é uma parte da conciliação de cartões, que também confere se cada venda existe na adquirente e se a taxa cobrada é a contratada. Aqui o foco é o dinheiro: a passagem da agenda da adquirente para o extrato do banco.

São três momentos diferentes da mesma transação, e confundir esses momentos é uma das causas de conciliações que não fecham corretamente.

Comparar as vendas de um dia com o extrato do mesmo dia quase nunca bate, porque a data da venda e a data do pagamento são diferentes. A comparação certa é agenda de recebíveis x extrato bancário, pela data de pagamento.

1. 1VendaO cliente paga no cartão, no débito ou no crédito.
2. 2AdquirenteProcessa a transação e desconta a taxa da venda.
3. 3RecebívelO valor líquido entra na agenda, com a data prevista de pagamento.
4. 4BancoNa liquidação, o repasse é creditado na conta da empresa.

A liquidação é o momento em que o recebível é pago. Até lá, ele existe só na agenda. Depois dela, deve aparecer no extrato como crédito da adquirente. A conciliação de recebíveis acontece justamente nessa passagem.

Crédito à vista

Uma venda no crédito à vista gera um único recebível, com uma data de pagamento. O valor líquido é o valor da venda menos a taxa contratada para aquela bandeira e modalidade.

Crédito parcelado

Uma venda parcelada gera um recebível para cada parcela, cada um com a sua data. Uma venda de três parcelas, por exemplo, aparece três vezes na agenda, em meses diferentes. Por isso, o repasse de um dia costuma misturar parcelas de vendas feitas em datas diferentes.

E o débito?

O débito também gera um recebível, com um prazo próprio. Os prazos de cada modalidade dependem do contrato com a adquirente, então a referência para a conferência é sempre a data informada na agenda, e não uma regra fixa.

A data: previsto x creditado

Para cada data da agenda, procure o crédito correspondente no extrato. O crédito pode aparecer em data diferente da prevista, por exemplo quando a data cai em um dia sem expediente bancário. Por isso, vale procurar dentro de uma janela de poucos dias, e não só no dia exato.

O valor: bruto, descontos e líquido

O valor a comparar com o banco é o líquido. Se o crédito vier diferente, a explicação costuma estar nos descontos do dia: aluguel da maquininha, cancelamentos, chargebacks ou ajustes da adquirente.

Exemplo ilustrativo

No dia 11, a diferença pode ser um aluguel de maquininha ou um cancelamento que a agenda ainda não mostrava: o relatório da adquirente diz qual. No dia 12, o valor está certo e só a data mudou. O dia 13 precisa ser investigado e, se necessário, tratado com a adquirente.

• Repasse não creditado: a agenda previa um pagamento que não aparece no extrato. Veja o que conferir quando a venda no cartão não caiu.
• Valor creditado diferente do previsto: o crédito veio maior ou menor que o líquido da agenda.
• Desconto não identificado: aluguel, cancelamento ou ajuste descontado sem que se saiba a origem.
• Parcela que não veio: uma parcela de venda antiga que sumiu da agenda ou não foi paga.
• Crédito sem origem: um crédito da adquirente no banco sem recebível correspondente na agenda.
• Repasse agrupado ou dividido: vários dias pagos em um crédito só, ou um dia pago em mais de um lançamento. Não é erro, mas precisa ser identificado.

Antecipar recebíveis é pedir à adquirente, ou a outra instituição, que pague antes da data prevista os valores que ainda estão na agenda. Em troca, é cobrado um desconto sobre o valor antecipado. Veja como funciona a antecipação de recebíveis.

O que muda na agenda

Os recebíveis antecipados deixam de ser pagos nas datas originais. Se a agenda usada na conferência não refletir isso, as datas futuras vão parecer repasses que não caíram, quando na verdade já foram pagos.

O que conferir numa antecipação

• se o valor antecipado foi creditado na conta;
• se o desconto cobrado corresponde ao combinado;
• se as parcelas antecipadas saíram da agenda futura;
• como o crédito aparece no extrato: ele pode vir com um histórico diferente dos repasses normais.

Com uma adquirente e poucos repasses por mês, uma planilha pode ser suficiente. Com parcelado, várias lojas ou antecipações, o número de combinações cresce e a conferência manual tende a ficar só no total do mês.

1. Exporte a agenda de recebíveis do período no portal da adquirente, com data de pagamento, valor bruto, descontos e valor líquido.
2. Exporte o extrato bancário do mesmo período, com alguns dias a mais no fim, para pegar créditos que atrasaram.
3. Some o líquido por data de pagamento na agenda.
4. Separe os créditos da adquirente no extrato, pelo histórico de cada lançamento.
5. Compare data a data, aceitando alguns dias de diferença, e marque o que não bateu.
6. Explique cada diferença pelos descontos da adquirente ou abra a contestação quando o repasse não tiver explicação.

Para transformar esses passos em rotina, veja como conferir os recebimentos do cartão no dia a dia.

No iConciliar, os recebíveis são conferidos em um eixo próprio, separado das vendas, porque venda e pagamento acontecem em datas diferentes:

• o valor líquido que a adquirente informou para cada data de pagamento é comparado com os créditos do extrato bancário;
• você define a tolerância de valor (para arredondamentos) e quantos dias o crédito pode chegar fora da data prevista;
• repasses pagos em um crédito só ou divididos em mais de um lançamento são identificados;
• aluguel de maquininha e cancelamentos aparecem separados do repasse;
• créditos cujo histórico não cita a adquirente só entram na conta quando fecham o valor, e o dia fica marcado para conferência;
• cada diferença pode ser justificada, colocada em contestação ou marcada como recuperada, com anexos e histórico.

Hoje o iConciliar lê os relatórios de recebíveis da Cielo e o extrato do Bradesco ou um arquivo OFX de qualquer banco. Para ver o produto completo, acesse a página do iConciliar.