Agenda de recebíveis: como ler, acompanhar e usar no caixa

A agenda de recebíveis é a lista de tudo o que a adquirente deve pagar à empresa, organizada por data de pagamento. Cada venda no cartão gera um ou mais recebíveis, e cada recebível entra na agenda na data em que deve ser pago.

Se você ainda não conhece o conceito de recebível, comece por o que são recebíveis de cartão. Este guia parte daí e mostra como ler e usar a agenda na prática.

A agenda fica no portal ou no aplicativo de cada adquirente, com nomes como agenda, recebíveis, pagamentos futuros ou extrato financeiro, conforme a adquirente. Em geral, é possível filtrar por período e por estabelecimento e exportar os dados em planilha.

Se a empresa tem mais de uma adquirente, mais de um CNPJ ou mais de um estabelecimento, cada um tem a sua agenda. A visão do caixa só fica completa quando todas são reunidas.

Nem toda adquirente mostra todas essas informações na mesma tela, e os nomes mudam. Algumas trazem também modalidade, bandeira e o código da venda, o que ajuda a ligar cada recebível à venda de origem.

Os nomes variam, mas as situações mais comuns são:

• Previsto: ainda vai ser pago na data indicada.
• Pago ou liquidado: já foi pago. Deve aparecer no extrato da conta cadastrada.
• Antecipado: foi pago antes da data original, com desconto. Não deve ser esperado de novo na data original.
• Cancelado ou ajustado: deixou de existir ou teve o valor alterado por um cancelamento, chargeback ou ajuste.
• Comprometido: quando a empresa usa recebíveis como garantia ou os cede a outra instituição, parte da agenda pode ser paga a essa instituição, conforme o contrato.

A agenda não é um retrato fixo. Ela é atualizada a cada venda, cancelamento, antecipação e pagamento:

• Novas vendas entram nas datas previstas para a sua modalidade. Uma venda parcelada entra em várias datas de uma vez. Veja como a loja recebe uma venda parcelada.
• Cancelamentos e chargebacks reduzem valores, às vezes em datas diferentes da venda original.
• Antecipações retiram recebíveis das datas originais e os pagam antes. Veja como funciona a antecipação de recebíveis.
• Pagamentos mudam a situação do recebível de previsto para pago.

Por isso, uma agenda exportada no início do mês não vale para o fim do mês. Para conferir ou planejar, use sempre a versão mais recente, e guarde as versões antigas quando precisar explicar uma mudança.

Somando o valor líquido previsto por semana ou por mês, a agenda vira uma previsão de entradas. Alguns cuidados deixam essa previsão mais confiável:

• Use o líquido, não o bruto: é o líquido que entra na conta.
• Desconte o que já foi antecipado: datas antecipadas ficam com menos, ou nada, a receber.
• Considere as parcelas futuras: vendas parceladas de meses anteriores continuam entrando nos próximos meses.
• Deixe uma margem: cancelamentos e chargebacks ainda podem reduzir os valores previstos.

Para entender como a data de cada recebível é definida, veja quanto tempo demora para uma venda no cartão cair.

A agenda diz o que a adquirente vai pagar; o extrato diz o que chegou. Comparar os dois, data a data, é a conciliação de recebíveis. É ela que mostra se cada valor pago na agenda realmente caiu na conta, e pelo valor certo. Para organizar essa conferência no dia a dia, veja uma rotina prática.

Quando um valor marcado como pago não aparece no extrato, veja o que conferir quando a venda no cartão não caiu. Quando aparece com valor menor, veja como encontrar a diferença.

• Comparar o bruto com o banco: o crédito é líquido, e a diferença parece erro quando não é.
• Confundir data da venda com data de pagamento: a agenda é organizada pela data em que o dinheiro deve ser pago.
• Esquecer as antecipações: as datas originais parecem ter repasses que não caíram.
• Olhar só uma adquirente ou um estabelecimento quando a empresa tem vários.
• Usar uma versão antiga da agenda: vendas, cancelamentos e antecipações posteriores não aparecem.

• o relatório de recebíveis da adquirente é importado e somado por data de pagamento;
• o valor líquido de cada data é comparado com os créditos do extrato bancário, aceitando a janela de dias e a tolerância de valor que você define;
• as linhas identificadas como antecipação entram no valor esperado da data de pagamento em que aparecem, junto com os ajustes;
• aluguel de maquininha e cancelamentos aparecem separados do repasse;
• cada diferença pode ser justificada, colocada em contestação ou marcada como recuperada, com anexos e histórico.

Hoje o iConciliar lê os relatórios de recebíveis da Cielo e o extrato do Bradesco ou um arquivo OFX de qualquer banco. Para ver o produto completo, acesse a página do iConciliar.